Existen varios conceptos claves en el campo de la dirección de proyectos y sin lugar a dudas dos de ellos son los conceptos de reserva y de holgura, sobre todo, y de manera específica, si hablamos de la gestión del cronograma (una de las diez áreas de conocimiento de la dirección de proyectos que reconoce la sexta edición de la Guía del PMBOK®).
Al desarrollar el cronograma de un proyecto se pueden obtener hasta tres tipos diferentes de holgura, dos de ellas, la holgura total y la holgura libre, corresponden a las actividades definidas en el cronograma, es decir, se obtienen para todas y cada una de las actividades, mientras que el tercer tipo de holgura corresponde al proyecto y se le denomina simplemente holgura del proyecto.
En este artículo (parte I) me quiero enfocar en uno de los errores más frecuentes que se comenten: confundir los conceptos de reserva y holgura total. Esta última, desde mi punto de vista, es la holgura más importante entre las tres mencionadas en el párrafo anterior y constituye un indicador clave de prioridad cuando se está ejecutando el proyecto. No tener claro este concepto y/o no tomarlo como un indicador de prioridad constituye una de las causas principales del porqué los proyectos finalizan con retraso.
La reserva se asigna a la duración y/o costo de una actividad, es decir, usted decide cuánta reserva va a añadir, mientras que la holgura (holgura total) de la actividad se obtiene como resultado de desarrollar el cronograma del proyecto, lo que significa que usted no decide cuánta holgura va a tener una actividad, ya que esta se obtiene como un resultado. Ahí radica una primera diferencia importante entre estos dos conceptos.
La reserva (también llamada “colchón” o buffer), que puede ser considerada para la duración o el costo de una actividad, es el adicional que añadimos sobre una estimación inicial para aumentar la probabilidad de cumplir con la estimación realizada, es decir, para no excederla. Por ejemplo, usted estimó que una actividad tendría una duración de 10 días, pero no está completamente seguro de que esto será así. Usted considera que es posible que, debido a la escasa información con que cuenta, al ejecutar la actividad su estimación (que en esencia es un supuesto) falle y la duración termine siendo más de 10 días. A esto lo llamamos riesgo de variabilidad y es un riesgo no vinculado a un evento. También es posible que durante la ejecución de la actividad se presenten ciertos eventos que retrasen la ejecución de la misma. A estos lo denominamos riesgos vinculados a eventos.
Ante esta situación, usted decide responder a estos riesgos asignado a su estimación inicial de 10 días un tiempo adicional, por ejemplo, 4 días, de manera que, ahora, la duración estimada para dicha actividad será 14 días (ver figura 1). A esos 4 días agregados lo llamamos reserva (reserva de contingencia). De seguro, usted se estará preguntando: ¿cómo se calcularon esos 4 días? Los métodos de cálculo de las reservas de contingencia escapan al alcance de este artículo y serán materia de otro, pero, así como he dicho 4 días pude haber dicho 5 o 6 días, es decir, usted decide cuánta reserva asignar.
Entonces, se puede concluir que la asignación de reservas es una forma, entre varias, de responder a los riesgos.
Cuando la reserva se enfoca en los riesgos de variabilidad constituye una estrategia de mitigación, ya que reduce la probabilidad de incumplir con la duración y/o el costo estimado, pero cuando se enfoca en los riesgos vinculados a eventos constituye una estrategia de aceptación activa, ya que con ella no se previene el riesgo, sino que se trata de remediar el problema.
En esta primera parte del artículo he querido precisar el concepto de reserva con el objetivo de no confundirlo con el de holgura, el cual será tratado en la segunda parte en una próxima publicación.
Ing. Víctor Gordillo
CBAP, Mg. PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMP.
