La primera parte de este artículo se enfocó en establecer con precisión el concepto de reserva (buffer) con el objetivo de no confundirlo con el de holgura. Aunque no se entró en el detalle de los diferentes métodos de cálculo para la reserva, sí se explicó su utilidad como estrategia de respuesta, tanto para los riesgos de variabilidad como para los riesgos que están asociados a eventos. Esta segunda parte del artículo se centrará en el concepto de holgura y de manera específica en la holgura total, que es, desde mi punto de vista, la holgura más importante en un cronograma.
Son cuatro los elementos básicos para desarrollar un cronograma:
- La fecha de inicio planificada del proyecto
- La lista de actividades
- La secuenciación de las actividades (donde se busca la eficiencia del proyecto)
- La duración estimada para cada actividad.
Una vez que estos cuatro elementos han sido integrados se obtiene como resultado el cronograma del proyecto, que nos dirá cuánto es la duración planificada del proyecto. Este cronograma podrá ser presentado en un formato de diagrama de barras (diagrama de Gantt) y/o diagrama de red (ver figura 1).
Figura 1. Formatos en que se puede presentar el cronograma de un proyecto
Ahora, si para el desarrollo del cronograma se usó el método de la ruta crítica (CPM), que por cierto es el método de uso más frecuente, este deberá ser analizado recorriéndolo hacia adelante para determinar los valores tempranos de inicio y fin de cada actividad, y luego, hacia atrás para determinar los valores tardíos (ver figura 2).
Figura 2. Análisis de la red del cronograma para determinar los valores tempranos de inicio y fin de cada actividad del cronograma.
La diferencia entre los valores de inicio tardío e inicio temprano o fin tardío y fin temprano (ambas diferencias nos deben dar siempre el mismo resultado) es la cantidad de holgura (holgura total) que tiene cada actividad del cronograma.
La holgura total se calcula para cada actividad y aquellas que presenten una holgura total igual a cero serán las actividades críticas del cronograma y son las que definen su duración. Dicho de otra forma, las actividades críticas (aquellas cuya holgura total es igual a cero) forman el camino crítico o ruta crítica del proyecto y la duración de este camino define la duración del proyecto. Es decir, un proyecto dura lo que dura la ruta crítica de su cronograma.
Así para la actividad B, del ejemplo de la figura 1, se obtiene una holgura total de 4 días (ver figura 3). Ahora, la pregunta clave es ¿cómo interpretamos estos 4 días de holgura?
Figura 3. Valores tempranos y tardíos obtenidos para el inicio y fin de la actividad B, y el cálculo de su holgura total
Una forma sencilla de interpretar la holgura total de una actividad es en cuánto se puede retrasar o postergar el inicio temprano de la actividad de manera que no se afecte la duración planificada del proyecto. En el caso específico de la actividad B, su inicio temprano, que está programado el día 7 del proyecto, se podría retrasar hasta en 4 días como máximo y la duración planificada del proyecto, que es de 16 días (ver el diagrama de barras de la figura 1), no se afectaría.
Algunos, equivocadamente, interpretan la holgura como el tiempo que podría retrasarse como máximo la ejecución de la actividad sin afectar la duración planificada del proyecto, y si bien esto podría ser verdad en algunos casos específicos, no siempre es cierto, sobre todo en aquellos cronogramas con relaciones de precedencia distintas a la relación más conocida y usada, que es la relación final a inicio (FI). Esta forma errónea de interpretar la holgura es uno de los errores conceptuales más frecuentes y lamentablemente, más generalizado.
En síntesis, la holgura total de una actividad debe interpretarse como la flexibilidad o tolerancia, es decir, lo que podría llegar a retrasarse como máximo el inicio temprano de una actividad sin afectar la duración planificada del proyecto y no debe interpretarse en términos de cuánto puede llegar a retrasarse su ejecución. Esto último, podrá ser cierto en algunos casos particulares, pero en general, no lo es.
Finalmente, si en algún momento, durante la ejecución del proyecto, están programadas hacer varias actividades y por alguna razón no se pueden llevar a cabo según lo planificado, por ejemplo, porque no se disponen de todos los recursos previstos, y es necesario priorizar la ejecución de algunas de ellas en desmedro de otras, la holgura deberá ser nuestro principal indicador de prioridad. Esto significa que la primera prioridad la tendrán las actividades críticas (aquellas de holgura igual a cero) y luego, deberemos priorizar las actividades en el orden de menor a mayor holgura.
Gestionar la ejecución del cronograma de un proyecto sin conocer las holguras de las actividades o conocerlas, pero no tomarlas en cuenta es equivalente a pretender manejar un auto con los ojos vendados. No sabremos qué camino tomar, qué ruta seguir y lo más probable es que terminemos estrellándolo.
Ing. Víctor Gordillo
CBAP, Mg. PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMP.
